Seit seiner Erfindung spielt Papier eine zentrale Rolle in der Kommunikation und Dokumentation. Wir arbeiten und kommunizieren schon so lange mit Papier, dass es fast unmöglich ist, sich einen Arbeitsplatz ohne Papier vorzustellen. Doch in letzter Zeit ist ein Wandel zu beobachten. In den letzten Jahren haben immer mehr Branchen ihre Kommunikation aktiv digitalisiert und sind auf die "Cloud" aufgesprungen. In diesem Artikel wollen wir der Frage nachgehen, wie das Baugewerbe auf diesen wachsenden Trend zu weniger Papier reagiert.
Unter Intelligente Konstruktionhaben wir uns mit einigen unserer großartigen Kunden über ihren Papierverbrauch unterhalten. Wir erörterten ihre derzeitigen Kommunikations- und Informationsmanagementmethoden. Gemeinsam mit ihnen tauschten wir auch unsere Meinung über die Möglichkeit einer papierlosen Baustelle in naher Zukunft aus. Sind Baustellen also bereit für den papierlosen Betrieb? Wir entdeckten einige gute Gründe für die Abschaffung des Papierstaus, aber dennoch ist die Antwort nicht schwarz-weiß.
Stundenverluste aufgrund von Papierschäden auf Baustellen
Auf Baustellen kann bei der Arbeit mit Papier viel schief gehen. Eines der größten Probleme ist, dass Papierakten leicht beschädigt werden können. Wir alle kennen ein Baustellenbüro, in dem Berichte und Lieferscheine neben Kaffee und Mittagessen auf dem Schreibtisch herumliegen. In solchen Situationen steht die Sicherheit von Papierakten oft auf dem Spiel, denn im Handumdrehen können Papierakten durch eine verschüttete Tasse Kaffee beschädigt werden. Wir können uns vorstellen, dass diese Art von Unfällen in der Hektik eines Büros auf der Baustelle schwer zu vermeiden ist. Eine weitere häufige Situation, in der Akten beschädigt werden, ist die, dass man ein Stück A4- oder A0-Papier mit auf die Baustelle nimmt und es mehrmals faltet, damit es in eine Tasche passt. Nach einem langen Arbeitstag und bei schlechtem Wetter kann eine unangenehme Überraschung darin bestehen, dass einige Wörter oder Markierungen nicht mehr lesbar sind.
In beiden Fällen würde dieses Stück welliges und zerknittertes Papier die Menschen zusätzliche Zeit für die Vorbereitung des Dokuments kosten. Wenn der Drucker nicht in der Nähe ist und die Leute raten, was unter dem Kaffeefleck geschrieben steht, besteht auch ein großes Risiko von Missverständnissen und Fehlern.
Schwierigkeiten, alle auf dem Laufenden zu halten
Ein weiteres Problem im Zusammenhang mit der papiergestützten Kommunikation ist, dass Papier kaum alle auf dem Laufenden halten kann. Die Dinge entwickeln sich auf den Baustellen ständig weiter. Wenn also eine Änderung am ursprünglichen Plan vorgenommen wird, muss der neue Plan ausgedruckt und allen erneut zur Verfügung gestellt werden. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen, und es ist immer noch möglich, dass einige Personen nicht informiert sind. Wenn mehrere Pläne im Büro herumliegen, muss man sich immer wieder fragen, ob man den neuesten Plan vor sich hat. Leider kann es trotz dieser Bemühungen vorkommen, dass man aus Versehen die falsche Version nimmt.
Auf diese Schwierigkeit stoßen auch die Baustellenleiter beim Ausfüllen ihres Tagesberichts. Auf den meisten konventionellen Baustellen müssen die Baustellenleiter verschiedene Informationen sammeln, indem sie sich auf papierbasierte Lieferdokumente und Erinnerungen verlassen. Manchmal müssen sie von einem Gerät zum anderen laufen, um die neuesten Informationen zu erhalten. Dieses Verfahren kann sehr anstrengend sein, und die gesammelten Informationen sind möglicherweise nicht präzise.
Zu viel Rätselraten
Ein weiterer Nachteil von Papierdateien ist die begrenzte Möglichkeit der Visualisierung. Wenn ein 3D-Konstruktionsplan auf Papier ausgedruckt wird, kann er viel weniger intuitiv aussehen, und die Menschen verlassen sich oft auf ihre Vorstellungskraft, um sich vorzustellen, wie das Projekt am Ende aussehen wird. Zu viele Vermutungen können das Risiko von Fehlern und damit von Nacharbeit erhöhen. Außerdem müssen sich die Beteiligten oft gegenseitig über ihre Arbeitsfortschritte auf dem Laufenden halten. In diesen Situationen bieten papierbasierte Berichte nur sehr wenige visuelle Informationen über die Baustelle, wenn nicht sogar nur Zahlen.
Der aufkommende Trend zu papierlosen Arbeitsplätzen
Aus der Erfahrung unserer Kunden können wir eindeutig einen Trend erkennen, dass auf den Baustellen immer weniger Papier verwendet wird. Zum Beispiel werden Lieferscheine manchmal zusätzlich zu den Papierversionen per E-Mail verschickt, und Baustellenleiter entscheiden sich oft dafür, die elektronischen Versionen für die Dokumentation und Buchhaltung heranzuziehen. Wenn die Lieferscheine nur in Papierform vorliegen, machen die Baustellenleiter in der Regel ein Foto und leiten es an andere Kollegen über WhatsApp.
Viele Bauunternehmen haben bereits digitale Lösungen in einer besser organisierten Weise eingeführt. Microsoft OneDrivewird zum Beispiel für die Speicherung aller digitalen Dokumente verwendet. Für den Baustellenleiter ist die Suchfunktion am praktischsten, denn statt ein Ablagesystem zu verfolgen, kann er direkt den Ordner finden, den er sucht. Selbst wenn sie im Urlaub sind, können andere Mitarbeiter das, was sie brauchen, leicht finden, indem sie einfach nach Stichworten suchen. Mit OneDrive ist es auch praktisch, dass sie alle Dokumente im Blick behalten und die neuesten Versionen mit anderen Teammitgliedern teilen können.
Lösungen für Baustellenleiter
OneDrive ist praktisch und hat viele verschiedene Funktionen, aber nicht alle davon sind für Baufachleute geeignet. Gibt es eine Lösung, die explizit auf die häufigsten Probleme von Baustellenleitern ausgerichtet ist?
Intelligentes Baufeld wurde speziell entwickelt, um eine effektive Planung und nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten und gleichzeitig den Papierstau zu reduzieren. Mit der mobilen Anwendung von Smart Construction Field können die Arbeiter direkt für ihre Schicht stempeln, digitale Kopien von Materiallieferscheinen hochladen und laufende Probleme auf der Baustelle melden. Sogar die Wetterbedingungen werden automatisch registriert, und alle Informationen werden direkt an den zentralen Server weitergeleitet. Nach einem langen Arbeitstag kann der Baustellenleiter mit nur einem Knopfdruck seinen Tagesbericht erstellen. Smart Construction Field ermöglicht es dem Baustellenleiter, ohne Verzögerung einen klaren Einblick in das Geschehen auf der Baustelle zu erhalten.
Berichterstattung über die genauen Kubikmeter Boden, die zur und von der Baustelle bewegt werden, Intelligente Bauflotte ist da, um zu helfen. Smart Construction Fleet verwendet eine Blackbox oder eine Mobiltelefonanwendung, um alle Aktionen einer Maschine zu protokollieren, z. B. die Häufigkeit und Dauer von Ladezyklen. Ähnlich wie bei Smart Construction Field ist ein automatischer Bericht mit einem einfachen Klick erstellt. Der Bericht enthält verschiedene Daten wie Leerlaufzeiten, Maschinenstandorte und wie viele Kubikmeter von einem bestimmten Fahrzeug umgeladen wurden.
Wenn Sie Ihren Arbeitsfortschritt mit Ihrem Team oder anderen Beteiligten teilen möchten, Smart Construction Dashboard kann Ihnen dabei helfen, indem es genau visualisiert, wie das Projekt in diesem Moment aussieht. Bereiche, die noch geschnitten oder aufgefüllt werden müssen, werden in verschiedenen Farben angezeigt, und auch die Menge des zu bewegenden Bodens wird angegeben. Das gesamte Team kann online auf diese Informationen zugreifen, und mit der Berichtsfunktion können Sie Ihren Arbeitsfortschritt auch anderen Beteiligten zugänglich machen.
Gedruckte Versionen werden nicht verschwinden
Trotz der vielen Nachteile papiergestützter Systeme glauben wir, dass sie nicht von den Baustellen verschwinden werden. Der Grund dafür ist einfach: Es fühlt sich einfach so richtig an, einen Rotstift in die Hand zu nehmen und eine Zeichnung auf einem Blatt Papier zu markieren! Man kann seine Ideen auf dem Papier ausdrücken, ohne sich Gedanken über die Bedienung des Cursors machen zu müssen. Außerdem ist es für mehrere Teammitglieder praktischer, eine Zeichnung gemeinsam zu überprüfen oder Feedback zu einem großen gedruckten Entwurf auszutauschen. Außerdem hilft Ihnen das direkte Notieren auf Papier dabei, Informationen besser zu verdauen, und Sie können sich gezielter und aktiver an der Diskussion beteiligen.
Außerdem gibt es auch administrative Gründe für die Beibehaltung papiergestützter Systeme. Beim grenzüberschreitenden Transport von Gefahrgut beispielsweise können die Behörden offizielle Dokumente verlangen, und nur papierbasierte Originalversionen werden anerkannt.
